賢い準備のためのノウハウ　ゲストリスト活用法

結婚式にどなたをお呼びするか、それを考えることから結婚式の準備は始まります。
最初につくるゲストリストは、ここから結婚式後まで大いに活用できるツール。
上手に使えば準備をラクに、間違いなく行うことができます。
リストを使う場面に沿って活用法を見ていきましょう。

結婚式の準備開始！会場を探す前に

会場探しの前にまず作るべきはゲストリスト。
どんな方を何人お呼びするかによって選ぶべき会場が見えてくるからです。

両家それぞれに、お呼びしたい方をどんどん書き出していきます。
関係毎にグルーピングしてリストにしておくと便利です。

好みの会場を先に探し、そこに収容できる人数に合わせる方法もありますが、まずはお呼びしたい方を全てご招待する前提で、リストアップすることをおすすめします。
お呼びしたいのに席が足りないということに後から気づいても遅いからです。
人数が多いと予算が膨らんでしまうと考える方も多いと思いますが、実は人数が多いほうが固定でかかる費用分の負担は軽くなるんです。

リストに漏れがあるかもしれないので、少し時間をおいて何度かチェックするようにしましょう。

会場を決定したら

決定した会場の収容人数に合わせて再度リストを見直し、最終的なリストを完成させます。

ここで一緒にやっておくといいのが、住所やお名前の文字の確認。
旧字や異体字が何種類も存在する漢字もありますから、どれが正しいかなど、招待状を送る際に間違えないように念入りに確認しましょう。
ご親族は親御さんに確認し、仕事関係の方々は名刺などを基にするのがいいでしょう。
盲点なのはご友人関係。住所を知らない、本名や結婚後の新しい姓がわからないなど、SNS中心の今では尚更調べなければいけないことが多いものです。
このように意外と時間がかかるので、招待状の作成が少し先だったとしても、ゆとりがあるうちにやっておいた方がいい作業です。
肩書や続柄も一緒に確認しておき、さらに先の席次表の作成にも備えておきましょう。

招待状を送るときには

招待状を封書で送る場合は、5名程度まで全員のお名前を並記できます。
メールやSNSでお知らせを送る場合も、相手のお名前はちゃんとフルネームで書きましょう。

招待状を送る際には、祝辞や乾杯の発声、受付等の依頼も同封します。
お役目を誰に依頼するかを招待状の発送前に検討して、リストに記載します。
返信後の欠席等で難しい方が出てきた場合に依頼する方なども一緒に考えておきましょう。

返信をまとめるときには

招待状の返信期日は結婚式の約1ヶ月前です。
返信が届いたら、出欠をリストに記入してまとめていきます。

アレルギー等、食事のリクエストも一緒にリストに記入しておきましょう。
この情報は場合によっては命に関わることなので、絶対に間違いのないように！

返信のとりまとめはお名前の最終確認の機会でもあります。
返信をいただくのがハガキであれば、手書きのお名前とリストのお名前を照合して、再度漢字などの間違いがないかを確認します。
メールやSNSの場合も同様に。旧字や異体字を使う方は特に注意して見るようにして、見つけたらすぐにリストを更新をしましょう。

万が一、招待状の宛名が間違っていたとしても、直接指摘してくれるとは限りません。
私も名前の文字を結婚式の招待状で間違えられたことがあります。
後輩プランナーだったので直接伝えましたが、返信に正しいお名前を書くことで気づいてもらおうとするだけの方も多いはずなので、見逃さないようにしましょうね。

期日までに返信がない方には、個別に連絡を取って確認します。
返信日を2～3日過ぎればマナー的にも催促して問題ありません。
早めに全員の出欠を把握して、次の準備に進みましょう。

返信が届く頃には引出物の検討が本格化します。
今はゲストに合わせて品物を選ぶ「贈り分け」が一般化しており、中身を間違えないようにする必要があるので、やはりゲストリストで管理すると便利です。

席次表を作成するときには

席次表の作成は、まずゲストをテーブルの着席人数に合わせてグループ分けをすることからはじめます。
返信期日辺りから結婚式の準備はとても忙しくなるので、この作業は前もって行っておくのがおすすめです。

ゲストは席次表を見て、他にどんな方が列席しているのかを知ることになります。
だからこそお名前や肩書の間違いは厳禁！お名前はその方のお顔と同じと考えるべきなんです。
念には念を入れて確認してくださいね。

返信後に出欠が変更になる可能性もありますから、ここからがリスト活用の重要性が増す時期です。
席次表、引出物、当日のヘアセットや着付けの手配、お車代など、別々に手配するものがたくさんありますが、これらをゲストリストで一元管理することが間違いをなくす秘訣です。

結婚式当日は

受付用のリストが必要な場合は、ゲストリストを加工して作成します。
2次会をする場合は披露宴と同様に別のリストをつくって管理するのがおすすめです。

結婚式後にも役立つリストにするには

結婚式の後も、お礼状や写真の送付など、ゲストに対して連絡を取る機会がまだまだあります。
そこでも活躍するのがゲストリストです。

いただいたご祝儀の集計や、欠席でもお祝いをいただいた場合の記録用にも活用できます。
そのためには欠席の方もリストに残しておきたいもの。
普段は出さなくても、結婚式直後には年賀状や暑中見舞いを贈る方も多いでしょう。
その宛名のデータベースとしてもぜひ使ってみてください。

大切なゲストに楽しんでいただけるように、心を込めておもてなしの中身を考えたいですよね。
その時間を充分に取るためにも、リストを大いに活用して、効率的に準備をしてほしいもの。
何かと忙しい準備期間を、なるべくラクに、確実に進めましょう。