返信にないゲストが来た!! ハプニングを防ぐ招待のしかた

こんにちは、ウェディング ナビゲーターの清水です。

メールやSNSという便利なツールが一般化したせいか、招待状の返信はがきが集まらないという声を多く聞くようになりました。
招待状をいただいてすぐに「届いたよ!」とメールやSNSで連絡をして、返事をしたと思いこんでしまうようですね。
返信期日が過ぎてもご返信がない方には、必ず確認をするようにご新郎ご新婦にはお伝えしています。

返信に名前のないゲストがやってきた!!

ハプニング勃発

さて、以前担当したウェディングで、驚きの事件がありました。
そのウェディングにはお子さんの出席はないはずだったのですが、なぜか中学生くらいの男の子と小学校高学年くらいの女の子を連れた方が……。
急いで新郎新婦に「お子さん連れのゲストがいらっしゃっているのですが」と慌ててお知らせすると、おふたりも「えっ!?」と焦ったご様子。
ご夫婦だけで参加と返信のあったご親族が、連絡なしにお子さんを連れてきてしまったようでした。

急いでシェフに子供用のお料理の追加をお願いしたところ、可能とのこと。
お父さまにご相談の上で、ご親族席にイスを2つ追加、狭いながらもそこにご案内することにしました。
(ご人数がほぼ会場キャパいっぱいのパーティだったため)

そんな感じで準備をして、受付が始まってのそのお子さん連れの方が席次表を見て放った一言が、
「子どもの席がないんですけど 」

……そりゃありません、ご参加が予定外ですから。

そのご家族をお席にご案内したときには、
「席が狭い」

……そりゃ狭いです、無理やり入れてますから。

「……」以下はスタッフの心の声です、もちろん。

ご新郎ご新婦や親御さまからも「来るって聞いてないよ」という指摘はしなかった様子なので、
残念ながらこのご親族は、ご自身が迷惑をかけていることに最後まで気付かなかったようです。
ただし、おふたりはきちんと確認されていたんです。
私も毎回お伝えすることなので、この時もお伝えしていましたし、言われたことを真面目にやってくださる方たちでした。
そういうお客様でもこんなハプニングが起こったのですから、できるだけそれを防ぐ方法を取っておくのがいいということです。

返信はがき

ゲストへの確認と返信はがきの工夫を

返信がない方への出欠確認はもちろんですが、お子さんがいるご親族やご友人についてはよくよく確認しておくのがお互いのためですね。
ご招待状の宛名や返信はがきの内容をどうするかで、ゲストのお返事のしかたも変わってきます。
必要な情報がきちんと届くように、招待する側が工夫をすることも大切なんです。

プロデュースする際には、文章や返信してほしい情報を確実に取るための工夫を一緒に考えています。
ゲストに気持ちよく過ごしていただくためのおもてなしの一環です。

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