Q. 会場をギリギリに決めるメリットはあるの？

A. 予算が上振れしにくく、好条件も期待できる
　柔軟に考えられれば大きなメリットがあります

結婚式場を早めに決めることのよさは、ウェディング雑誌や会場紹介サイト、会場見学の場など数多く発信されていると思います。

逆に、ギリギリに決めるメリットはなかなか語られませんよね。
でも、メリットはもちろんあるんです。

※ここでは「ギリギリ＝挙式予定日の３～４ヶ月前」とします。
この時期は、場所や時間の記載が必要な招待状の印刷に入るタイミングで、まだ一般的なスケジュールで結婚式準備ができる時期だからです。

1. 割引や好条件が出やすい

会場にとって、セールスにおける大きなボーダーラインは挙式の３～４ヶ月前。
一般的には打ち合わせを始める時期であり、新たな予約が入る可能性がほぼなくなるタイミングだからです。
だから、まだ日程に空きを抱えている会場にとって、このタイミングで見学にやってくるお客様はどうにかして予約に結び付けたい存在なんです。

そのため、持込みや割引など、かなり融通が利きやすく、条件もよくなることが多いんです。
買い手側に最も有利なタイミングだと言っていいでしょう。

2. 予算内におさめやすくなる

挙式の３～４ヶ月前というのは、正式予約をした瞬間からそれなりのキャンセル料が発生する段階（下記引用を参照）でもあります。
だからこそ、お客様も気軽に予約は入れません。

となると、予算の上限などもしっかり考えますよね。
見積りに対してもより慎重になり、具体的に作成したくなるので、演出やアイテムのアップグレードも予算に収まるように現実的に見るわけです。
そうすると、初期見積りが最終見積りにより近くなり、打ち合わせでアイテムが追加になる可能性も少なくなります。

公益社団法人日本ブライダル文化振興協会（BIA）のモデル約款における解約料
149 日目以降 90 日目まで
お見積額（サービス料を除く）の 20％まで及び印刷物等の実費
89 日目以降 60 日目まで
お見積額（サービス料を除く）の 30％まで及び印刷物等の実費
https://www.bia.or.jp/wp-content/uploads/2017/03/c9266f05bfd4ad4f5716f6e78044f379.pdf

―割引がもたらす結果

早いタイミングの会場見学で「今日決めたら●●万円引き！」といった高額割引の提示があって決めたという話をよく聞きます。
ただ、高額割引を受けて早めに会場を決めても、見積りの内容が変われば割引額が下がることだってあります。
更に言えば、１年の間に何らかの理由でキャンセルしなければいけなくなったらどんな割引も意味がなくなります。
それどころか、高額割引を見込んだ高い見積りをベースにキャンセル料が算出されるので、思ったより高くつくこともあるんです。

それに対して、ギリギリの時期の見積りはより具体化されているので、割引額も現実的なものになると言えます。
同じ高額な割引でも、内容が固まっている場合とそうでない場合では、割引がもたらす結果にも違いが生じます。

※キャンセル料は割引前の料金に適用されるところも多いので、申込時にはとにかく規約をしっかり確認しましょう。
割引等の特典を享受できるのは利用した人であることを忘れずに。

3. 演出・アイテムを具体化しやすい

前述のとおり、予算に収めようとすれば自然と現実的になるもの。
お金をかけるべきものとそうでないものを分類し、優先順位をつけて考えられるんですよね。
また、挙式の時期が迫っているということは、結婚式を行う気持ちそのものは揺るぎないわけです。
これも、希望や条件が明確になる要素の１つです。

最初の打ち合わせをすぐにでも始めたい会場側も、ヒアリングや提案の内容は打ち合わせのように具体的になります。
会場側が提示する見積りも自ずと現実的になるんです。

この相乗効果、まさに私が理想とする状況！
結婚式場各位にはどのタイミングでもそういう接客をしてほしいものです。

―どのタイミングでも大切なのは内容の具体化

たとえ同じように挙式からギリギリの時期に会場見学に行ったとしても、希望がぼんやりした状態では意味がありません。
会場見学に行く前に結婚式でやりたいことを話し合い、内容をなるべく具体的に考えて、それらが実現できる会場を探すことが大切なんです。

私が会場を決めるのはギリギリでいい！とお伝えし続ける本質は方法にあります。
時期はあまり重要ではないんです。
結婚式をしようと決めてまずするべきは、会場ではなく内容を決めること。
どんな時期に会場を決めるにしても、その順番は変わりません。

前述の高額割引の続きとして、打ち合わせで何百万という金額が上乗せになったという話もたくさん耳にします。
これも実は、内容を具体化してから準備をすれば避けられることです。

―ハードはゆるく、サービスは妥協せず

ギリギリの会場予約は、ロケーションや日程、時間帯を柔軟に考えられる人におすすめできる方法です。
大規模なホテルや結婚式場なら、余程の人気のところでなければ部屋がまったくないことはあり得ない。
結婚式がメインではないレストランやイベントホールも、空いている可能性は高い。
柔軟性をもって探せば、必ずいい会場が見つかります。

また、会場のディテールにあまりこだわりがない人にも有効だと思います。
ハードにこだわらなくてもいい結婚式はできるもの。
見た目は、装飾などでイメージをつくり込めばいくらでも変えられるからです。

ただし、サービスなどのソフトにはこだわるべきです。
そこだけは、たとえギリギリの時期でも妥協せずに選びましょう。

プリーマでプロデュースをさせていただく場合、コンセプトはもちろん、進行やアイテムの内容や予算をできるだけ具体的にお話しして、おふたりの目指す結婚式の形をつくります。
その上で、目指す内容や予算にちょうどいい会場をリサーチし、見積りを作成してもらいます。
見積りに足りない要素があれば、補ってより正確な見積りにしてから比較検討に入ります。
これはフリーランスにしかできないことでは決してなく、会場プランナーだって絶対にできることですし、おふたり自身でもやろうと思えばできることです。

会場見学はなんとなく行ってみるのが一番ダメ！というのが私の変わらない持論です。
結婚式の内容についておふたりで話し合ってから行くようにしてくださいね。